DSGVO-konforme Zeiterfassung & Zutrittskontrolle

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Erfassung der Arbeitszeit ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO. Rechtsgrundlage ist:

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG — gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Erfüllung des Arbeitsvertrags
• § 26 BDSG — Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis
• Bei biometrischer Erfassung: Art. 9 DSGVO i. V. m. ausdrücklicher Einwilligung des Arbeitnehmers

Sicherheitsmaßnahmen bei TimeClock 365

• ISO 27001 Zertifizierung — international anerkanntes Informationssicherheitsmanagement
• EU-Hosting — Daten werden in der Europäischen Union verarbeitet
• Verschlüsselung — TLS 1.3 in Übertragung, AES-256 in Speicherung
• Zugriffsschutz — rollenbasiert, mit Mehr-Faktor-Authentifizierung
• Audit-Log — vollständige Nachverfolgung jeder Aktion
• Backup & Disaster Recovery — tägliche Sicherungen, geo-redundant
• Penetration Tests — regelmäßige externe Sicherheitsprüfungen

Auftragsverarbeitung (AVV)

TimeClock 365 ist Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Wir stellen Ihnen einen vollständigen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Verfügung — inklusive Liste der Subunternehmer, technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM) und Drittstaaten-Übermittlungen.

Rechte der betroffenen Mitarbeiter

TimeClock 365 unterstützt alle Betroffenenrechte:

• Art. 15 — Auskunftsrecht: Mitarbeiter sehen jederzeit ihre eigenen Daten im Self-Service
• Art. 16 — Berichtigungsrecht: Korrekturen mit Audit-Log
• Art. 17 — Löschungsrecht: nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
• Art. 18 — Einschränkungsrecht: konfigurierbar
• Art. 20 — Datenübertragbarkeit: Export im Standardformat

Speicherbegrenzung

• Aktive Daten: solange Beschäftigungsverhältnis
• Aufbewahrung gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG: 2 Jahre
• Lohnabrechnungs-relevante Daten: Aufbewahrungsfristen nach AO und HGB (bis 10 Jahre)
• Automatische Löschung nach Fristablauf

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

Bei umfangreicher Mitarbeiterüberwachung (z. B. biometrische Verfahren) kann eine DSFA gemäß Art. 35 DSGVO erforderlich sein. Wir stellen ein DSFA-Template zur Verfügung, das auf TimeClock 365 zugeschnitten ist.